Ustawienia systemu księgowego i ich znaczenie przy wystawianiu faktur
Ustawienia systemu księgowego w Fynode określają, kiedy i jak wystawiane są faktury, czy wysyłane są e‑maile oraz jak przetwarzane są zaliczki i korekty. Główne elementy sterujące znajdziesz na dole strony https://fynode.pl/accounting po aktywacji połączenia, gdzie włączasz automatyczną fakturację i inne przełączniki dotyczące zachowania fakturowania. Prawidłowe ustawienie oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów ręcznych przy wystawianiu faktur.
Przegląd głównych ustawień
Główne ustawienie to „Automatyczne fakturowanie” z przełącznikami takimi jak automatyczne wystawienie faktury po utworzeniu lub zmianie statusu zamówienia, automatyczne wystawienie faktury klasycznej po opłaceniu zaliczkowej, automatyczne wysłanie emaila i wystawienie faktury po opłaceniu zamówienia. Te przełączniki określają podstawowe automatyczne zachowanie systemu przy tworzeniu faktur i są dostępne po aktywacji systemu księgowego na stronie.
Szablony, pola wstępnie wypełnione i data wystawienia
W ustawieniach możesz wstawić specjalne słowa, które przy wystawianiu faktury uzupełnią się automatycznie z zamówienia, na przykład „{order.number}“, „{order.amount}“ lub „{order.client.email}“. Domyślne pola dla pozycji i klienta wypełnią się według tych zmiennych, a puste pola uzupełni system księgowy. Data wystawienia jest standardowo pobierana z daty zamówienia, ewentualnie możesz mieć zawsze bieżący dzień ustawiając puste pole „Faktura - Dátum vystavenia“.
Szczegółowe zasady (wiersze ustawień)
Po kliknięciu na „Ustawienia szczegółowe“ możesz dodawać dowolną liczbę wierszy reguł. Do każdego wiersza definiujesz typ faktury (Faktura ostateczna, Faktura zaliczkowa, Nota kredytowa), status zamówienia, typ dostawy i typ płatności, przy których faktura ma zostać wystawiona. Te reguły pozwalają precyzyjnie mapować logikę biznesową eshopu na zachowanie procesu fakturowania i używać różnych typów faktur dla różnych kombinacji statusów i płatności.
Praktyczne wskazówki dotyczące korzystania z ustawień
Jeśli po zmianie ustawień synchronizacja wydaje się nieprawidłowa, kliknij przycisk „Wczytaj dane” dla natychmiastowego załadowania numeracji, rachunków bankowych i innych danych z systemu księgowego. Niektóre funkcje, takie jak automatyczna konwersja faktury zaliczkowej na ostrą (klasyczną fakturę) lub wysyłanie e-maili zależą od wsparcia danej platformy i jej API, dlatego sprawdź dostępność tych opcji u dostawcy.
Co oznacza „Automatyczne wystawienie faktury po zmianie statusu zamówienia“?
Gdy to ustawienie jest włączone, system automatycznie wystawi fakturę przy osiągnięciu wybranego stanu zamówienia lub od razu po przyjęciu zamówienia, według reguł które ustawisz w sekcji ustawień. Opcje stanów są pobierane z twojego eshopu i możesz je mapować na różne typy faktur.
Jak ustawić, aby przy płatności przelewem wystawiana była faktura zaliczkowa, a po uregulowaniu należności faktura końcowa?
Użyjcie wiersza w „Szczegółowych ustawieniach“, gdzie wybieracie typ faktury „Faktura zaliczkowa“ z warunkiem rodzaju płatności „Przelewem na konto“ oraz dalej aktywujcie opcję „Automatyczne wystawienie faktury zwykłej po uregulowaniu zaliczki“. Jeśli dostawca systemu księgowego wspiera tę funkcjonalność, system po otrzymaniu płatności wygeneruje fakturę zwykłą.
Dlaczego niektóre ustawienia nie są widoczne w moim koncie?
Niektóre ustawienia nie będą widoczne, jeśli dany system księgowy nie obsługuje odpowiedniej funkcjonalności lub jeśli nie są dostępne przez jego API. W takim przypadku funkcja nie jest dostępna i zalecamy zweryfikować żądaną funkcjonalność u dostawcy oprogramowania księgowego lub administratora konta.