Przegląd dotyczący tworzenia, edytowania i używania kategorii plików w sekcji Magazyn. Kategorie służą do organizacji dokumentów, szybkiego filtrowania na liście plików i łatwego przypisywania załączników do innych modułów systemu. Wszystko zarządza się bezpośrednio podczas przesyłania lub edycji pliku w sekcji Magazyn.
Tworzenie i ustawienie kategorii
Kategorię utworzysz bezpośrednio w oknie Nowy plik lub Nowy plik z URL za pomocą przycisku „Utwórz nową kategorię”. Przy tworzeniu podajesz nazwę kategorii i wybierasz kolor dla czytelnego rozróżnienia na liście. Kategorie następnie pojawiają się w polu wyboru przy przesyłaniu i przy filtrowaniu listy plików.
Filtrowanie i szybkie wyszukiwanie
W liście plików użyj pola pełnotekstowego „Nazwa” lub selektu „Kategoria” do szybkiego filtrowania. Kolorowe kategorie ułatwiają orientację przy dużej liczbie dokumentów. Filtrowanie pomaga przy akcjach masowych, na przykład przy pobieraniu lub usuwaniu wielu plików.
Przypisanie kategorii przy przesyłaniu lub z URL
Przy zwykłym przesyłaniu przez przeciągnięcie lub wybór pliku wpisujesz Nazwa i wybierasz Kategoria. Przy imporcie z zewnętrznego URL oprócz nazwy i kategorii podajesz adres URL — system zapisze link i będzie regularnie pobierać aktualizacje pliku. W ten sposób kategorie pozostaną spójne także dla źródeł zewnętrznych.
Zastosowanie kategorii w innych modułach
Kategorie ułatwiają wybór załączników przy wywoływaniu funkcji AI lub przy tworzeniu szablonów e-mail, ponieważ lista załączników używa zapisanych plików z Magazynu. Przy dodawaniu załączników do AI lub mailera łatwo wybierzesz pliki według kategorii, co przyspiesza ustawianie zadań.
Jak utworzyć nową kategorię plików?
W oknie Nowy plik kliknij Utwórz nową kategorię, wpisz nazwę kategorii i wybierz kolor. Nową kategorię wybierzesz potem przy przesyłaniu pliku lub przy imporcie z URL.
Czy mogę przypisać kategorię do pliku dodatkowo?
Tak. Otwórz edycję pliku za pomocą przycisku „Edytuj” na liście plików, a w ustawieniach zmień lub uzupełnij kategorię przed zapisaniem. Plików systemowych nie można edytować.
Do czego używane są kategorie w zadaniach AI lub e-mailach?
Przy tworzeniu zadań AI lub przy dodawaniu załączników do szablonów mailowych możesz wybierać pliki z Repozytorium — kategorie pomagają szybko znaleźć odpowiednie załączniki i ustawić przetwarzanie (podstawowe lub zaawansowane). To przyspiesza przygotowanie zadań i zmniejsza błędy przy wyborze plików.